O que saber antes de concordar em ser executor de um testamento

É uma honra, mas também pode ser uma enorme problema.

Então, um ente querido pediu que você fosse o executor de seu testamento - a pessoa responsável por administrando seu patrimônio - no evento de a passagem deles . A primeira pergunta que provavelmente surgiu na sua cabeça: O que faz um executor de testamento?! Basta dizer que, mesmo nas situações mais simples, há muito a considerar. Não é uma decisão que você deva tomar levianamente.

Servir como executor do patrimônio de alguém (ou representante pessoal, como os profissionais financeiros o chamam) requer muito tempo e energia, bem como atenção meticulosa aos detalhes. Como esta não é uma solicitação normalmente esperada, aqui está tudo o que você precisa saber diretamente do Deborah Cartisser , consultor sênior de patrimônio da Gestão de patrimônio de doze pontos .

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O básico

A administração de bens normalmente envolve duas categorias: declaração de impostos em nome do falecido/seu patrimônio e questões de inventário, que envolvem a distribuição de fundos aos beneficiários conforme documentado. Mas antes de você concordar com a responsabilidade, Cartisser faz algumas perguntas úteis:

• O que está escrito no testamento?
• Quem são os destinatários dos ativos?
• Existem relacionamentos contenciosos?
• Alguém foi deixado de fora do testamento deliberadamente?
• O proprietário do imóvel antecipa algum problema entre os beneficiários?
• Existem ativos incomuns ou difíceis de avaliar?
• O proprietário do imóvel elaborou uma lista de todos os bens e de todas as instituições das quais obtém rendimentos ou benefícios?

“Passe algum tempo com o proprietário do imóvel com antecedência para entender tudo o que está no patrimônio, números de contas e informações de contato de cada instituição que detém ativos e como cada ativo é intitulado”, sugere ela. 'Os ativos são mantidos em nome conjunto, em nome único com transferência em caso de morte ou em fideicomisso? Certifique-se de obter clareza sobre isso enquanto o proprietário da propriedade estiver vivo.'

Ela acrescenta que antes de aceitar o papel de representante pessoal, é importante descobrir se você precisa preencher uma declaração de imposto de propriedade federal ou estadual, além da declaração de imposto final do falecido. “O falecido tem um CPA que você pode contratar para preparar a declaração de imposto de renda final e a declaração de bens, se necessário? Tenha em mente que nem todos os CPAs preparam as declarações dos falecidos de bens”, o que pode exigir a contratação de alguém que o faça.

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Quando você obtiver todas as informações necessárias e concordar em assumir este título, você vai querer peça a ajuda de um profissional jurídico , que será pago pela propriedade. Um advogado irá ajudá-lo com o processo de inventário e obter “cartas testamentárias” produzidas pelo tribunal. Estas cartas autorizam você como executor/representante pessoal do espólio. “Você precisará enviar cópias desses documentos para cada custodiante de conta ou para cada propriedade em nome do falecido”, explica Cartisser.

Ela acrescenta: “Não importa o quão simples seja o acordo patrimonial, você deve ter um profissional trabalhando ao seu lado para ajudar a orientar e garantir que você está procedendo corretamente. Gerencie as despesas mantendo-se organizado e lembrando que toda a correspondência com o advogado é cobrada por hora .'

Além disso, você terá a responsabilidade de garantir que quaisquer despesas - incluindo honorários de advogados e contadores - sejam razoáveis ​​​​e justificadas. “Você precisará acompanhar toda a documentação para garantir que as instruções sejam seguidas corretamente”, diz Cartisser.

Quando o falecido morre, o processo começa.

Um representante pessoal irá então 'arquivar o testamento no tribunal de sucessões, notificar todos os beneficiários por escrito, publicar um aviso de falecimento para que quaisquer credores possam ser informados do falecimento, criar um inventário e avaliação para cada bem, pagar dívidas do falecido e declarar todos os impostos', o que Cartisser observa deve ocorrer dentro de nove meses após a morte da pessoa. “Depois que os impostos são pagos e você obtém a liberação das autoridades fiscais, o representante pessoal distribui os ativos aos beneficiários.”

O representante pessoal também deve cobrar quaisquer benefícios ou distribuições devidas ao falecido. Isso inclui a obtenção de um extrato da data do falecimento para cada conta.

Se você ainda não percebeu, esse processo requer manutenção diligente de registros e boa contabilidade para garantir que o patrimônio seja equilibrado sem sobras de dívidas ou fundos devidos. “O representante pessoal deve manter um arquivo para cada conta e rastrear todas as conversas, bem como as datas em que a correspondência é enviada aos diferentes custodiantes”, diz Cartisser.

Para itens tangíveis, como imóveis e itens colecionáveis, Cartisser diz que você também precisará contratar um profissional para avaliar esses ativos, e vale ressaltar que diferentes estados podem ter requisitos ou leis específicas que você precisará cumprir.

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'Todos os bens precisarão ser transferidos do nome do falecido para uma nova conta de patrimônio. O representante pessoal também precisará reunir os bens e pagar as dívidas do falecido. Você precisará criar uma lista de todos os bens e criar uma contabilização de todas as atividades desde a data da morte para registrar na declaração fiscal final. É uma boa ideia cruzar a declaração fiscal do ano anterior para garantir que você não perdeu nenhuma conta ou fonte de renda devida ou de propriedade de. , o falecido', acrescenta Cartisser.

O potencial para problemas

Cartisser diz: “Você é pessoalmente responsável por quaisquer ações cometidas de má-fé ou conduzidas como parte de má gestão ou violação do dever fiduciário”, o que significa que você tem “a obrigação de agir no melhor interesse dos beneficiários do patrimônio em todos vezes.' Isso significa que você pode ser processado pessoalmente por qualquer erro. “Leia o testamento para determinar se há algum texto que lhe ofereça alguma proteção enquanto desempenha esta função.”

O dinheiro também tem uma maneira de trazer à tona a maldade, mesmo quando você não espera. “Evite quaisquer problemas que coloquem em questão o seu profissionalismo sendo excepcionalmente organizado”, sugere Cartisser. “Ter um sistema de rastreamento para registrar todas as atividades relativas a cada conta e todos os ativos mantidos no patrimônio.”

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Seu advogado pode trabalhar com você para determinar se alguma parte do testamento é contestável. Ainda assim, antes mesmo de chegar a esse ponto, Cartisser recomenda que você 'encontre o advogado de planejamento patrimonial que redigiu o testamento e revise o rascunho mais recente. Obtenha informações sobre os membros da família e quaisquer questões que o advogado considere dignas de nota'.

Registre notas sobre cada conversa e mantenha o máximo de correspondência possível com todas as partes por escrito, acrescenta ela. “Comunique-se com os beneficiários por escrito, informando-os sobre o processo, o prazo e as expectativas à medida que cada etapa se desenrola. Informe-os de que normalmente as distribuições não são feitas até que os impostos sejam pagos e a liberação do patrimônio seja dada pela autoridade tributária .'

Não demore também. Cartisser recomenda que você “comece imediatamente, coletando extratos de cada conta a partir da data do falecimento”.

A palavra final

Assumir essa tarefa consumirá muito tempo e exigirá atenção aos detalhes em cada etapa do processo. “Se você não tiver tempo ou sentir que os beneficiários podem ser difíceis, considere recusar a consulta”, alerta Cartisser.

É um grande empreendimento repleto de complicações potenciais, portanto, tomar uma decisão informada é a medida para ajudar a protegê-lo legalmente e também emocionalmente durante o que pode ser um período tumultuado e estressante.

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